Case Studies

Börse

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Bereits 1877 gegründet, ist die Londoner Metallbörse heute das weltweit wichtigste Zentrum für Kassa- und Termingeschäfte im industriellen Metallhandel.

Die London Metal Exchange (LME) bietet Anbietern und Käufern von Metall neben der physischen Lagerung der Metalle auch die Möglichkeit sich gegen steigende und fallende Metall-Preise durch Hedgegeschäfte abzusichern.

Nahtloser Service für den Vorstand

Die Herausforderung

Die LME sowie deren zugehörige Beteiligungsgesellschaft halten bis zu 16 Vorstandssitzungen jährlich. Hierfür werden 25 Aktenordner mit 300-500 Seiten Vorstandsunterlagen vorbereitet wofür drei volle Arbeitstage nötig sind. Der Prozess der Vorbereitung und Zusammenstellung von Vorstandsunterlagen war sehr teuer und zeitintensiv. Im Durchschnitt summierten sich die Kosten für Druck und Versandt auf rund 2.500 Euro pro Monat.

Die Lösung

Sicherheit, Leistungsfähigkeit und einfache Bedienbarkeit waren Grundvoraussetzungen für die LME bei der Auswahl eines papierlosen Systems für den Vorstand. Ein weiterer Wunsch war es, mit einem zuverlässigen und bewährten Anbieter zu arbeiten, der die Anforderungen eines Vorstandssekretariats genau kennt.

Aus Sicht der Vorstände

Die Vorstandsmitglieder freuten sich auf die Implementierung der papierlosen Lösung. Besonders darauf, dass sie nun nicht mehr auf die Lieferung unhandlicher Papierberge warten mussten, sondern die Vorstandsdokumente bequem und einfach lesen konnten. Speziell diejenigen Vorstandsmitglieder welche viel reisen müssen, schätzen das System von BoardPad sehr da sie die Sitzungspapiere nun sofort nach Fertigstellung in der Anwendung lesen und bearbeiten können.

Diese Funktion ist besonders nützlich für Aufsichtsratsmitglieder welche digitale Post schneller abrufen können. Alle Sitzungsteilnehmer sind zudem beruhigt von der Tatsache dass alle vertraulichen Daten jederzeit per Fernzugriff vom iPad gelöscht werden könnten, sollten sie dies verlieren oder sollte dies geklaut worden sein.

Aus der Perspektive des Vorstandssekretariats

Die Vorstandssekretärinnen waren fasziniert davon wie viel weniger Zeit sie von nun an brauchen würden um die Vorstandsunterlagen zusammen zustellen. Dies hat den gesamten Prozess vereinfacht und gleichzeitig Druck- und Versandkosten verringert. Das gesamte Sekretariatsteam war sehr beeindruckt von BoardPad. Die Anwendung ermöglicht eine enorme Zeitersparnis wodurch die Vorbereitung der Vorstandsunterlagen schneller und effizienter abläuft.

Zusammenfassung

Der Entschluss der LME eine digitale Lösung für Vorstandsdokumente zu implementieren war sehr erfolgreich. BoardPad wurde zunächst bei Sitzungen der Geschäftsführung eingesetzt und schließlich konnten alle Vorstände diese für die Sitzungen ab September 2011 nutzen. Zu Beginn gab es die Option die Vorstandsdokumente sowohl als Papierversion zu erhalten als auch digital darauf zugreifen zu können. Schrittweise erfolgte anschließend der Übergang ausschließlich zur digitalen Variante.

Für die LME war es sehr wichtig die modernste Technologie zu verwenden und in Systeme zu investieren welche es ermöglichen würden die Arbeit des Vorstands weiter zu verbessern. Die Vorstände sind durchweg zufrieden mit BoardPad und der Flexibilität die es ihnen bietet, besonders diejenigen welche in mehreren Gremien sitzen. Mit BoardPad haben sie nun Zugang zu allen Dokumenten aus einer Anwendung heraus.

Wir haben eigene Penetrationstests durchgeführt und waren sehr zufrieden,dass BoardPad alle Sicherheitsanforderungen bestens erfüllt. Zur Implementierung der Software war ein sehr engagiertes Team vor Ort, welches uns stets tatkräftig unterstützt hat.

Marcos Castro, Chefsekretär, London Metal Exchange

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