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Handel

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Die Marks and Spencer Group plc (M&S) ist mit das größte britische Einzelhandelsunternehmen für Bekleidung und Wohnaccessoires.

Die Group beschäftigt ca. 78.000 Mitarbeiter im Vereinigten Königreich und weiteren 42 Ländern von Europa über den Mittleren Osten bis nach Asien. Seit 2007 setzt sich M&S besonders für die Umwelt und nachhaltiges Handeln ein.

Erstklassiger Service für die Vorstandsetage

Die Herausforderung

M&S hält 10 Vorstandssitzungen pro Jahr ab. Für jede Sitzung werden 16 Aktenordner mit Vorstandsunterlagen vorbereitet, welche sensibelste Geschäftsdaten enthalten. Die Vorbereitung nahm sehr viel Papier und Zeit in Anspruch. M&S war daher auf der Suche nach einer effizienteren, sichereren und umweltfreundlicheren Methode welche gleichzeitig die Servicequalität für den Vorstand verbessern würde.

Die Lösung

Marks and Spencer hatte zunächst eine ganze Reihe von Produkten getestet und sich aber schließlich für BoardPad entschieden, da dies von allen getesteten Produkten mit Abstand das System mit der benutzerfreundlichsten Bedienung war. Das hohe Level an Sicherheitsmerkmalen sowie die integrierte Funktion zum Bearbeiten der Dokumente, welche besonders für die Vorstände wichtig war, hatte M&S schnell überzeugt.

Aus der Perspektive der Vorstände

Vor der Implementierung von BoardPad hatte das Unternehmen intern begonnen ein Vorstandsportal zu entwickeln – allerdings hatte sich der Zugang hierzu für viele Vorstandsmitglieder und besonders auch für Aufsichtsratsmitglieder, als zu komplex, unverlässlich und unpraktisch erwiesen.

Durch den einfachen Login der BoardPad App, die intuitive Menüführung und die Nutzung des iPads können alle Teilnehmer der Sitzung nun die jeweiligen Unternehmensdokumente überall mit hinnehmen, mit Anmerkungen versehen und haben jederzeit von jedem Ort der Welt Zugriff auf alle wichtigen Informationen.

Aus der Sicht des Vorstandssekretariats

Das Sekretariatsteam war ebenfalls beeindruckt von der Schnelligkeit und Effizienz mit welcher Vorstandsunterlagen durch BoardPad digital erstellt und an die Vorstände versendet werden konnten. Die Entscheidung die Anwendung von ICSA Boardroom Apps hosten zu lassen bedeutet für M&S dass alle Wartungsarbeiten und Updates automatisch für das gesamte Unternehmen durchgeführt werden.

Das vom ICSA Team angebotene umfassende Training konnte flexibel an die Bedürfnisse von M&S angepasst werden und war eine gut-organisierte und verlässliche Unterstützung auf dem Weg zur digitalen Sitzungsvorbereitung.

Zusammenfassung

Alle Vorstandssitzungen des Unternehmens finden nun digital und völlig ohne Papier statt. Dies ist eine bedeutende Weiterentwicklung nicht nur für das Sekretariatsteam sondern auch für die Vorstände. BoardPad konnte die Assistenz dabei unterstützen dem Vorstand einen erstklassigen Service für ihre Sitzungen zu bieten.

Das Sekretariatsteam wiederum hat nun viel bessere Kontrolle über die Dokumente, weiß jederzeit wo diese sich befinden und wer Zugriff darauf hat. Dadurch kann auch der Vorstand flexibler agieren und informierter Entscheidungen treffen. Zusätzlich hat BoardPad die Unternehmensgruppe M&S dabei unterstützt interne Nachhaltigkeitsziele zu erreichen.

Mit BoardPad können wir Zeit und Kosten einsparen, da wir die Unterlagen nicht mehr als Papierversion versenden.

Andrew Green, Assistent im Vorstandssekretariat, Marks & Spencer

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