Case Studies

Baugewerbe

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Bereits 1897 gegründet ist die Wates Group heute in Großbritannien eines der größten familienbetriebenen Bau- und Entwicklungsunternehmen.

Die Gruppe hat sich darauf spezialisiert herausragende Bauprojekte auf kreative und innovative Weise umzusetzen. Hiermit ist die Wates Group bereits in zahlreichen Ländern sehr erfolgreich aktiv.

Bessere Qualität und Sicherheitsstandards im Boardroom

Die Herausforderung

Mit über 2.000 Mitarbeitern und 16 Büros in Großbritannien organisiert die Wates Group insgesamt 70 Vorstands-, Aufsichtsrats- und Beiratssitzungen jedes Jahr. Für jede Sitzung werden bis zu 15 Sitzungsmappen aus Papier vorbereitet, was meist volle 3 Tage pro Monat in Anspruch nimmt. Druck- und Versandkosten summieren sich zudem auf £ 1.000 – £ 1.500 jährlich. Die Wates Group war daher zunächst auf der Suche nach einer effizienteren und kosten-günstigeren Methode.

Die Lösung

Die Wates Group hatte ganz bestimmte Anforderungen an eine Alternative zur bisherigen papier-basierten Lösung. Ein zentrales Anliegen war es, dass die Unterlagen möglichst schnell an alle Vorstände verteilt werden können und dies auf möglichst sicherem Wege.

Zusätzlich sollten möglichst viele Dokumente gespeichert werden können um diese on- und offline zu bearbeiten und die App sollte möglichst intuitiv sein. Die integrierte Lösung war sicher, half dabei die Vorbereitungszeit deutlich zu senken und ermöglichte den Vorständen jederzeit schnell auf ihre Dokumente zugreifen zu können.

Aus der Perspektive der Vorstände

Die Vorstandsmitglieder freuten sich dass BoardPad intuitiv und leicht zu benutzen war und sie jederzeit Zugriff auf wichtige Dokumente hatten ohne schwere Aktenordner schleppen zu müssen. Debbie Hawkes, Assistentin im Vorstandssekretariat erzählt dass die Vorstände durchweg beeindruckt waren von der intuitiven Menüführung und vom Layout der Vorstandsdokumente auf dem iPad.

Sie bekräftigt dass die sofortige Verfügbarkeit der Dokumente, egal von welchem Ort aus, ein zusätzlicher Bonus ist. Dadurch sind die Vorstände sehr viel unabhängiger und müssen nicht auf die Zustellung per Post warten.

Aus der Sicht des Vorstandssekretariats

Das gesamte Team des Vorstandsekretariats ist begeistert von der moderneren und effizienteren Arbeitsweise und freute sich dass die Fehlerquote im Vergleich zum manuellen Kopieren und Zusammenfügen deutlich reduziert wurde. Debbie Hawkes erklärt dass sie die Unterlagen mit Hilfe von BoardPad viel schneller, günstiger und mit weniger Personalaufwand zusammenstellen können.

„BoardPad hat uns wirklich überzeugt da wir bis zu £ 1.500 an Druck- und Versandkosten sparen sowie Personalressourcen anders nutzen können. Das Sekretariatsteam ist froh sich nicht mehr stundenlang mit dem Einsortieren von Dokumenten und Papierstau im Drucker beschäftigen zu müssen“

Zusammenfassung

Der Übergang von papier-basierten Vorstandsdokumenten zum digitalen Board-Tool verlief für die Wates Group durchweg positiv. BoardPad hat die Unternehmensgruppe maßgeblich dabei unterstützt der Vorstandsetage und dem Managementteam einen besseren Service zu bieten. Der gesamte Prozess ist effizienter geworden, es tauchen weniger Fehler auf und es können jederzeit auch last-minute Änderungen vorgenommen werden.

Ich würde BoardPad definitv jedem Unternehmen als intuitives und zuverlässiges Board-Tool empfehlen.

Debbie Hawkes, Assistentin des Gesellschaftssekretärs, Wates Group

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